Η διαχείριση καταγγελιών γίνεται σύμφωνα με τα οριζόμενα πιο κάτω.
- Καταγγελίες σχετικά με τη δραστηριότητα Ιδιωτικής Σχολής Γυμναστικής μπορεί να υποβληθούν από οποιοδήποτε πρόσωπο προς τον Κυπριακό Oργανισμό Αθλητισμού με κάθε δυνατό μέσο επικοινωνίας (ηλεκτρονικής φόρμας, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επιστολής, τηλεφωνικώς κ.λπ.)
- Οι επώνυμες και ανώνυμες καταγγελίες αξιολογούνται από την Υπηρεσία σύμφωνα με τα κριτήρια αξιολόγησης που αναφέρονται κατά την επόμενη παράγραφο.
- Κριτήρια αξιολόγησης που δύνανται να τίθενται κατά την αξιολόγηση των καταγγελιών είναι τα ακόλουθα:
- Η συμβατότητα με το πεδίο αρμοδιότητας της εποπτεύουσας αρχής.
- Το προφανώς αβάσιμο και αστήρικτο του περιεχομένου τους.
- Η ολοκληρωμένη κατάθεση περιστατικού, με ακριβή και συγκεκριμένα στοιχεία που επιτρέπει ή όχι την διεξαγωγή επιτόπιου ελέγχου ή έρευνας.
- Η κατ’ αρχήν εκτίμηση ότι η αναφορά στοιχειοθετεί παράβαση των Περί Ιδιωτικών Σχολών Γυμναστικής Κανονισμών.
- Επαναλαμβανόμενη υποβολή από τον ίδιο καταγγέλλοντα, οι ισχυρισμοί του οποίου δεν έχουν επαληθευτεί σε προγενέστερους ελέγχους.
- Οι αποδέκτες των υπηρεσιών που εκτίθενται σε κίνδυνο, και η τυχόν χρήση από ευαίσθητες ομάδες.
- Η συνεκτίμηση των αποτελεσμάτων εξέτασης του περιεχομένου της καταγγελίας.
- Η διερεύνηση της υπάρχουσας κατάστασης της Ιδιωτικής Σχολής Γυμναστικής για την οποία γίνεται η καταγγελία ( π.χ κάτοχος Άδειας Λειτουργίας , υπο εξέταση αίτηση για Άδεια Λειτουργίας , υπό εξέλιξη ποινική υπόθεση).
- Η υπηρεσία αποφασίζει για την διαβάθμιση της καταγγελίας βάσει των ως άνω κριτηρίων, αλλά και ειδικότερων που μπορεί να υφίστανται για το συγκεκριμένο πεδίο εποπτείας και αναλόγως επιλέγει μία ή περισσότερες από τις παρακάτω ενέργειες:
- Αρχειοθέτηση της καταγγελίας,
- Άμεση προώθηση της καταγγελίας στον Νομικό Σύμβουλο στις περιπτώσεις όπου είναι σε εξέλιξη ποινική υπόθεση,
- Καταγραφή της καταγγελίας για την εν λόγω δραστηριότητα που ενδεχομένως να εξεταστεί στο πλαίσιο του ευρύτερου προγραμματισμού ελέγχων.
- Άμεση διερεύνηση κατά προτεραιότητα η οποία μπορεί να περιλαμβάνει και τη διεξαγωγή επιτόπιου ελέγχου και
- Ενημέρωση της αρμόδιας αρχής εάν πρόκειται για καταγγελία που υποβλήθηκε αναρμοδίως.
- Όλες οι ενέργειες της προηγούμενης παραγράφου συνιστούν ενέργεια στην οποία προβαίνει η υπηρεσία χωρίς να δεσμεύεται για την διεξαγωγή άμεσου επιτόπιου ελέγχου αν δεν συντρέχουν τα κριτήρια γι’ αυτό. Σε περίπτωση που τρίτο πρόσωπο προβεί σε καταγγελία για άλλο πρόσωπο, ο Οργανισμός δεν μπορεί και δεν δικαιούται να δίνει στοιχεία ή πληροφορίες για τη διαδικασία και την πρόοδο της καταγγελίας.